Come condurre riunioni efficaci

Riunioni efficaci: utopia o realmente realizzabili?

riunione efficace
Foto di Peggy und Marco Lachmann-Anke da Pixabay

Esiste una linea guida da seguire per far diventare efficaci le riunioni che facciamo?

Oppure siamo costretti a “subire” passivamente ciò che ci viene presentato dall’ “alto”?

Oggi, molto di più rispetto a una decina di anni fa, le riunioni sono diventate una consuetudine per molte realtà aziendali e, se anche tu sei uno di quelli che le organizza o ci partecipa, saprai bene quanto è sempre più diffuso il malcontento che si cela dietro a questi incontri.

Ma perché parlo di malcontento? Parlando con diverse persone (con ruoli differenti) mi sono resa conto che c’è una sorta di resistenza alle riunioni che vengono, per lo più, giudicate inefficaci e soprattutto una grossa perdita di tempo.

A questo punto la domanda sorge spontanea: sappiamo come creare e gestire le riunioni?

Ne parlo nel sesto webinar gratuito che trovi qui e, in questo articolo voglio metterti nero su bianco il vademecum di cui parlo.

Le fondamenta (dal latino fundamĕntu(m), deriv. di fundāre ‘mettere le fondamenta, fondare’) essenziali per impostare una riunione efficace sono la capacità di coinvolgere le persone giuste.

 

Questo aspetto è propedeutico al vademecum, di cui ti parlo a breve, e senza di questo le nostre riunioni saranno sempre parzialmente efficaci (dal latino effĭcax -acis, der. di efficĕre ‘portare a compimento’).

  1. Definisci l’obiettivo specifico e con tutte le caratteristiche per essere realizzabile (qui puoi leggere qualche riflessione)
  2. Pianifica e organizza nel dettaglio:
    1. orario di inizio e di fine
    2. ordine del giorno specifico e dettagliato
    3. assegna i compiti e i ruoli ad ogni partecipante
  3. Limita la durata. Evita di organizzare riunioni eccessivamente lunghe (anche se strutturate) soprattutto se hanno cadenza settimanale. La nostra soglia di attenzione media rilevata da Statistic Brain Research Institute nel 2000, toccava i 12 secondi, mentre ad oggi sembrerebbe calata a 8 secondi scarsi. (nel video parlo di qualche minuto)
  4. Coinvolgi tutti i partecipanti (se hai pianificato bene il punto 2 allora sai come fare)
  5. Usa le tecnologie più adatte (dispositivi informatici piuttosto che lavagne ecc…)
  6. Attieniti ai tempi indicati in agenda. Occhio a rispettare le tempistiche, ogni sfumatura di ritardo porta, inconsciamente, a ritenere inefficace la riunione.
  7. Attiva le soft skills comunicazione efficace ed ascolto attivo
  8. Documenta in forma scritta le decisioni e le scelte definite durante la riunione
  9. Invia un follow up della riunione (sinteticamente riassumi i concetti emersi e le soluzioni proposte, unitamente al “chi deve fare cosa”)
  10. Richiedi il feedback scritto ad ogni partecipante (oppure a valle della riunione 1 minuto a testa per esprimere la propria opinione)

 

Sono dieci punti che ti permettono di creare, gestire e far funzionare le tue riunioni. Usa questo vademecum come brogliaccio e adattalo alla tua realtà aziendale per ottenere davvero riunioni efficaci.

 

 

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