Gestione del tempo

Tempus fugit dicevano i latini. Cos’è dunque la gestione del tempo?

L’importanza di saper gestire il tempo è la fondamenta per una vita equilibrata e quindi, quali sono le soft skills da allenare per riuscirci?

Una gestione del tempo efficace può migliorare la produttività, ridurre lo stress e portare a una migliore qualità della vita e del lavoro.

Qual è il significato di gestire il tempo? Controllarlo o avere consapevolezza di quanto impieghi per ogni singola azione che compi? Controllare il tempo rischia di mandarti in stress al primo imprevisto che ti capita. Mentre, avere consapevolezza di quanto tempo usi per ogni singola attività ti permette di fare una pianificazione efficiente, a prova di imprevisto.

Si, hai letto bene. A prova di imprevisto perché nella tua pianificazione inserisci anche ore cuscinetto. Ore che ti permettono di portare a termine gli impegni o, semplicemente, recuperare energie per l’azione successiva.

Pianificare per priorità, organizzare tempi e spazi per una vita più serena ed equilibrata. Sapere davvero che se impieghi 2 ore del tuo tempo in mezzo al traffico per raggiungere il tuo posto di lavoro dovrai considerare anche quelle nella tua pianificazione.

Rifletti sulla tua attuale gestione del tempo rispondendo a queste domande:

  1. Cosa consideri nella tua pianificazione?
  2. Fai una pianificazione settimanale dei tuoi impegni (lavorativi ed extra)?
  3. Cos’è per te prioritario nelle tue giornate?
  4. Consideri gli imprevisti?
  5. Consideri del tempo per te stesso?

Le risposte a questi interrogativi ti permettono di iniziare ad avere chiarezza su come stai gestendo ora il tuo tempo. Su come evitare di essere sopraffatto da cosa devi fare, e su come capire le tue priorità.

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Foto di Dorothe da Pixabay

Ecco alcuni consigli su come rendere concreta la tua gestione del tempo:

  1. inserisci nella tua agenda tutte le attività lavorative in ordine di importanza
  2. inserisci nella tua agenda tutte le attività personali (senza sovrapposizioni con il punto 1)
  3. inserisci nella tua agenda degli slot temporali tra un impegno e l’altro, occupando almeno due giorni a settimana con 1 ora con la dicitura “tempo jolly”

Ora che hai fatto questo primo passo, procedi nel viaggio della gestione del tempo usando la competenza “delega”.

Delegare non significa far fare agli altri qualcosa che a te non piace, ma significa assegnare compiti al tuo gruppo di lavoro in base alle caratteristiche della singola persona, facendo in modo che ogni componente sia responsabile del suo carico di lavoro e di come questo impatti sugli altri membri del team.

Delegare è un’arte. L’arte di saper conoscere e riconoscere le qualità delle tue persone, l’arte che ti permette di assegnare azioni specifiche e monitorabili. E, soprattutto, l’arte che ti permette di svolgere altre attività sapendo che quelle date in delega saranno eseguite nel migliore dei modi.

Adesso che hai pianificato e delegato traccia delle linee guida per la gestione degli strumenti di disturbo:

  1. definisci in che orario rispondi alle e-mail
  2. definisci in che orario accetti telefonate e le fai
  3. definisci in che orario dedicare la tua attività alla condivisione di contenuti sui social

Come fare per non essere disturbati? Intanto disabilita le notifiche dei social, metti il telefono nella funzione non disturbare mentre stai compiendo azioni che richiedono tutta la tua attenzione, disattiva il servizio di posta elettronica e whatsapp (o altri strumenti) allo stesso modo.

Fatto tutto questo, sii flessibile. Accetta che a volte la pianificazione potrebbe saltare e trova soluzioni proattive (per te e per il tuo team), adattati al cambiamento e definisci che priorità dare ad ogni imprevisto che disturba la tua pianificazione.

In conclusione per la gestione del tempo è necessario:

  1. definire le priorità
  2. creare la pianificazione
  3. avere una chiara linea guida per la gestione degli strumenti disturbanti
  4. essere flessibili
competitivo o cooperativo soft skills

Quali sono le soft skills che alleni facendo tutto quanto suggerito?

  1. pianificazione
  2. gestione dello stress
  3. delega
  4. comunicazione efficace

Qual è il tuo punto di vista?

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